Nguyễn Đình Tứ

Chánh văn phòng 

- Phụ trách chung.

- Trực tiếp tham mưu điều hành, chương trình công tác, chiến lược phát triển, nhiệm vụ liên ngành; kiểm soát chất lượng hồ sơ, báo cáo và văn bản trình Ban Giám hiệu.

- Phân công, điều phối, kiểm tra và đánh giá nhân sự; quản lý tài chính, tài sản, dữ liệu.

- Trực tiếp chỉ đạo an ninh, trật tự, PCCC và CNCH; kiểm soát nội bộ, bảo vệ bí mật nhà nước và xử lý sự cố nghiêm trọng.

- Ký văn bản theo thẩm quyền, ủy quyền hoặc thừa lệnh; thực hiện nhiệm vụ người phát ngôn khi được Hiệu trưởng giao; chủ trì quan hệ công tác của Văn phòng.

Đinh Xuân Thu

Phó chánh Văn phòng

- Giúp Chánh Văn phòng điều hành công việc thường xuyên; trực tiếp phụ trách văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính, lễ tân, phục vụ và đội xe.

- Kiểm tra tiến độ, chất lượng nghiệp vụ; kiểm soát thể thức, quy trình, thành phần hồ sơ trước khi trình Chánh Văn phòng hoặc Ban Giám hiệu.

- Điều phối lịch công tác, phòng họp, hậu cần, phương tiện và điều kiện làm việc của Ban Giám hiệu; phê duyệt nghiệp vụ trong phạm vi được phân công.

- Chỉ đạo lập hồ sơ, giao nộp, số hóa; quản lý con dấu, chữ ký số, kho lưu trữ và phôi văn bằng theo phân công.

- Thay mặt Chánh Văn phòng điều hành khi được ủy quyền; theo dõi khắc phục sai sót, cải tiến quy trình và thực hiện nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.

Hà Trung Hiếu

- Đầu mối tham mưu, tổng hợp và trợ lý Hiệu trưởng; tiếp nhận, sàng lọc, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ chỉ đạo, điều hành.

- Đầu mối quản lý lịch công tác tuần.

- Chủ trì dự thảo chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo tổng hợp, báo cáo chuyên đề; tham mưu bài phát biểu và tài liệu làm việc của Hiệu trưởng.

- Ghi biên bản, dự thảo thông báo kết luận các cuộc họp do Hiệu trưởng chủ trì; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp kết quả thực hiện.

- Đầu mối điều phối xây dựng, cập nhật, theo dõi và đánh giá Chiến lược phát triển Trường; phối hợp chuẩn hóa chỉ tiêu chiến lược.

- Đầu mối tham mưu, tổng hợp và trợ lý Phó Hiệu trưởng theo phân công; chuẩn bị lịch, hồ sơ, tài liệu, biên bản và dự thảo kết luận.

- Quản lý danh mục nhiệm vụ Ban Giám hiệu giao; nhắc việc, cảnh báo quá hạn, tổng hợp báo cáo tuần, tháng và kết quả thực hiện kết luận.

- Chủ trì hành chính Công đoàn: Chương trình, tài liệu họp, soạn thảo - phát hành văn bản, báo cáo, hồ sơ và danh sách đoàn viên theo phân công.

- Đầu mối hành chính, văn thư phục vụ Đảng ủy; tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao, phát hành và theo dõi văn bản của Đảng ủy theo phân công.

- Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện nghị quyết, kết luận và nhiệm vụ của Đảng ủy; chuẩn bị chương trình, tài liệu, biên bản và dự thảo thông báo theo yêu cầu.

- Lập, quản lý, giao nộp hồ sơ, tài liệu của Đảng; quản lý hồ sơ đảng viên và công cụ tra cứu theo đúng nghiệp vụ.

- Phối hợp bảo đảm điều kiện phục vụ hội nghị, cuộc họp của Đảng ủy; quản lý riêng hồ sơ, tài khoản, dữ liệu và thẩm quyền của Đảng ủy.

- Đầu mối in, sao, đóng quyển và chuẩn bị tài liệu phục vụ Ban Giám hiệu, hội nghị, cuộc họp.

- Quản lý, cấp phát thẻ viên chức, người lao động theo dữ liệu được duyệt; theo dõi phôi thẻ, thẻ hỏng, đổi, thu hồi và bàn giao.

- Tiếp nhận, cấp phát văn phòng phẩm, vật tư phục vụ dùng chung theo phân công; theo dõi số lượng, định mức và nhu cầu bổ sung.

- Tiếp nhận, xử lý văn bản đến theo quy trình.

- Hỗ trợ lễ tân, khánh tiết, bố trí phòng họp, đón tiếp khách và chuyển giao văn bản giấy trong trường hợp cần thiết.

- Đầu mối nghiệp vụ văn thư; quản lý, sử dụng con dấu, dấu nổi, thiết bị lưu khóa bí mật và chữ ký số cơ quan theo phân công.

- Cấp số, đăng ký, đóng dấu hoặc ký số, phát hành văn bản đi; kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký, nơi nhận, độ mật và độ khẩn.

- Tiếp nhận văn bản đến trên E-office, trình lãnh đạo Văn phòng.

- Quản lý sổ, nhật ký và dấu vết phát hành; thực hiện cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, sao văn bản theo thẩm quyền.

- Thực hiện nghiệp vụ đối với tài liệu chứa bí mật nhà nước; báo cáo ngay sai sót, mất, lộ, phát hành nhầm hoặc sự cố chữ ký số.

- Hỗ trợ xử lý văn bản điện tử và nghiệp vụ sao y.

- Tiếp nhận văn bản từ các cơ quan ngoài Trường.

- Thực hiện nghiệp vụ sao y văn bản, văn bằng, chứng chỉ.

- Cập nhật thông tin trên của Trường trên www.moet.gov.vn; văn bản trên www.utc.edu.vn

- Quản lý tài khoản nghiệp vụ văn thư được giao; thống kê, báo cáo văn bản và đối soát hồ sơ phát hành.

- Đầu mối công tác lưu trữ; hướng dẫn, kiểm tra lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ, lịch giao nộp và tiếp nhận hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản, số hóa; quản lý kho, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ và công cụ tra cứu.

- Kiểm soát nhập - xuất, mượn - trả, sao và khai thác tài liệu; tham mưu xác định giá trị, tiêu hủy và giao nộp tài liệu theo quy định.

- Lưu giữ phôi văn bằng, chứng chỉ theo phân công; kiểm kê, đối chiếu, bàn giao và kiểm soát tiếp cận, tách biệt với khâu cấp phát, sử dụng.

- Đầu mối quản trị dữ liệu điều hành: Xây dựng từ điển dữ liệu, danh mục chỉ tiêu, nguồn dữ liệu gốc, quy tắc chất lượng và lịch chốt số liệu.

- Tổng hợp, đối soát, phân tích dữ liệu phục vụ Ban Giám hiệu, chiến lược và báo cáo; lập dashboard, cảnh báo sai lệch, bất thường và nguy cơ không đạt chỉ tiêu.

- Phối hợp xác định chủ dữ liệu, đầu mối cung cấp, người phê duyệt và quyền khai thác; bảo đảm mọi điều chỉnh số liệu có căn cứ, phê duyệt và lưu vết.

- Đầu mối cải cách hành chính; rà soát, lập danh mục, chuẩn hóa và đơn giản hóa quy trình, thủ tục hành chính nội bộ.

- Quản trị nghiệp vụ phân hệ hành chính, công việc trên hệ thống của Trường; đề xuất số hóa, tự động hóa, liên thông và đo lường thời gian xử lý.

- Xây dựng biểu mẫu, hướng dẫn sử dụng; theo dõi phản hồi, điểm nghẽn, tỷ lệ đúng hạn và chất lượng phục vụ; tham mưu phương án cải tiến.

- Phối hợp bảo vệ dữ liệu cá nhân, quản lý quyền truy cập và lưu vết quy trình; không tự sửa dữ liệu nghiệp vụ của đơn vị nguồn.

- Phối hợp Phạm Quốc Hương xây dựng báo cáo, dashboard và duy trì liên tục hoạt động quản trị dữ liệu, cải cách hành chính.

- Chủ trì lễ tân, khánh tiết đối với hội nghị, sự kiện chung; lập danh sách, sơ đồ nghi lễ, biển tên, phương án đón tiếp và hậu cần.

- Quản lý sổ, nhật ký và dấu vết phát hành; thực hiện cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, sao văn bản theo thẩm quyền.

- Chuyển văn bản, báo cáo của Trường qua hệ thống E-office.

- Quản lý các phòng họp tại nhà 15 tầng và phòng Hội thảo tầng 4 nhà A8; kiểm tra điều kiện trước, trong và sau cuộc họp.

- Thực hiện mua, quản lý và thanh toán vé máy bay cho đoàn công tác theo phê duyệt; quản lý hồ sơ, chứng từ và thay đổi hành trình.

- Hỗ trợ công tác tổng hợp báo cáo, lịch công tác tuần, công tác cải cách thủ tục hành chính.

- Hỗ trợ công tác Đảng khi có yêu cầu.

- Quản lý phòng họp, phòng làm việc và điều kiện phục vụ lãnh đạo Trường tại nhà A1 theo phân công.

- Đón, hướng dẫn khách; chuẩn bị nước, biển tên, tài liệu, trang thiết bị và phục vụ các cuộc họp, buổi làm việc của Ban Giám hiệu.

- Kiểm tra vệ sinh, điện, nước, điều hòa, cửa, chìa khóa và tình trạng thiết bị trước, sau sử dụng; báo cáo, theo dõi yêu cầu sửa chữa.

- Quản lý vật tư phục vụ, tài sản khánh tiết được giao; thực hiện kiểm kê và bàn giao.

- Trực tiếp quản lý, vận hành xe 29M-006.28 và phương tiện khác khi được điều động; thực hiện đúng lệnh xe, hành trình và đối tượng phục vụ.

- Kiểm tra tình trạng kỹ thuật, an toàn, giấy tờ; vệ sinh, bảo quản, đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa, đăng kiểm và bảo hiểm.

- Ghi nhật trình, quãng đường, nhiên liệu, phí và sự cố; phối hợp người sử dụng xe, người điều xe xác nhận, đối soát.

- Bảo đảm an toàn người, tài sản, tài liệu; báo cáo ngay tai nạn, vi phạm, hư hỏng hoặc thay đổi hành trình.

- Trực tiếp quản lý, vận hành 29A-02439 (29 chỗ) và xe 29A-02597 (16 chỗ) cùng phương tiện khác khi được điều động.

- Thực hiện đầy đủ nhiệm vụ kiểm tra kỹ thuật, vệ sinh, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa, đăng kiểm, bảo hiểm và hồ sơ phương tiện.

- Thực hiện lệnh xe; ghi, xác nhận và đối soát nhật trình, quãng đường, nhiên liệu, phí; quản lý chứng từ liên quan.

- Bảo đảm điều kiện an toàn đối với xe nhiều chỗ; kiểm tra hành khách, hành lý và phương án hành trình theo phân công.

Phùng Viết Dương

- Trực tiếp quản lý, vận hành xe 29A-02501 (7 chỗ) và phương tiện khác khi được điều động.

- Kiểm tra kỹ thuật, an toàn, giấy tờ; vệ sinh, bảo quản; đề xuất bảo dưỡng, sửa chữa, đăng kiểm và bảo hiểm đúng hạn.

- Thực hiện lệnh xe; ghi nhật trình, quãng đường, nhiên liệu, phí; phối hợp đối soát và hoàn thiện chứng từ.

- Bảo đảm bí mật lịch trình, thông tin công tác và an toàn tài liệu, tài sản trên xe.

- Trực cổng, kiểm soát người, tài sản ra vào trường.

- Tuần tra toàn bộ khu vực ngày, đêm.

- Xác minh các vụ việc xảy ra hoặc sự việc có liên quan.

- Vận hành, giám sát, khai thác hệ thống camera

- Kiểm tra thường xuyên, định kỳ hệ thống PCCC.

- Đội viên đội PCCC&CNCH.

- Giám sát hoạt động dịch vụ trông giữ xe.

- Phối hợp với cơ quan công an khi có vụ việc.

- Trực cổng, kiểm soát người, tài sản ra vào trường.

- Tuần tra toàn bộ khu vực ngày, đêm.

- Xác minh các vụ việc xảy ra hoặc sự việc có liên quan.

- Vận hành, giám sát, khai thác hệ thống camera

- Theo dõi phương tiện, thiết bị PCCC và CNCH tại các vị trí được giao; thực hiện kiểm tra thường xuyên, cập nhật sổ theo dõi.

- Giám sát hoạt động dịch vụ trông giữ xe.

- Phối hợp với cơ quan công an khi có vụ việc.